Qual o período que se deve guardar os documentos do despacho aduaneiro e quais documentos devem ser guardados. A TWS Comex preparou um artigo sobre o tema.
GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS NA IMPORTAÇÃO
Frequentemente os importadores nos perguntam sobre o período que se deve guardar os documentos do despacho aduaneiro e quais documentos devem ser guardados.
Este é um tema polêmico, pois a legislação remete que o prazo de guarda dos documentos está relacionado aos prazos do Código Tributário Nacional – CTN (Lei n.º 5.172/1966).
Sendo assim, deverão ser observados os prazos prescricionais e de decadência relativas as constituições dos créditos tributários que envolvem o processo de importação.
A Lei n.º 10.833/2003 em seu artigo 70 nos informa que o prazo decadencial está relacionado com a legislação tributária assim como informa as sanções previstas ao seu descumprimento, vejamos:
Art. 70. O descumprimento pelo importador, exportador ou adquirente de mercadoria importada por sua conta e ordem, da obrigação de manter, em boa guarda e ordem, os documentos relativos às transações que realizarem, pelo prazo decadencial estabelecido na legislação tributária (grifo nosso) a que estão submetidos, ou da obrigação de os apresentar à fiscalização aduaneira quando exigidos, implicará: (Vide)
I – se relativo aos documentos comprobatórios da transação comercial ou os respectivos registros contábeis:
a) a apuração do valor aduaneiro com base em método substitutivo ao valor de transação, caso exista dúvida quanto ao valor aduaneiro declarado; e
b) o não-reconhecimento de tratamento mais benéfico de natureza tarifária, tributária ou aduaneira eventualmente concedido, com efeito retroativos à data do fato gerador, caso não sejam apresentadas provas do regular cumprimento das condições previstas na legislação específica para obtê-lo;
II – se relativo aos documentos obrigatórios de instrução das declarações aduaneiras:
a) o arbitramento do preço da mercadoria para fins de determinação da base de cálculo, conforme os critérios definidos no art. 88 da Medida Provisória no 2.158-35, de 24 de agosto de 2001, se existir dúvida quanto ao preço efetivamente praticado; e
b) a aplicação cumulativa das multas de:
1. 5% (cinco por cento) do valor aduaneiro das mercadorias importadas; e
2. 100% (cem por cento) sobre a diferença entre o preço declarado e o preço efetivamente praticado na importação ou entre o preço declarado e o preço arbitrado.
§ 1o Os documentos de que trata o caput compreendem os documentos de instrução das declarações aduaneiras, a correspondência comercial, incluídos os documentos de negociação e cotação de preços, os instrumentos de contrato comercial, financeiro e cambial, de transporte e seguro das mercadorias, os registros contábeis e os correspondentes documentos fiscais, bem como outros que a Secretaria da Receita Federal venha a exigir em ato normativo.
§ 2o Nas hipóteses de incêndio, furto, roubo, extravio ou qualquer outro sinistro que provoque a perda ou deterioração dos documentos a que se refere o § 1o, deverá ser feita comunicação, por escrito, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas do sinistro, à unidade de fiscalização aduaneira da Secretaria da Receita Federal que jurisdicione o domicílio matriz do sujeito passivo.
§ 3o As multas previstas no inciso II do caput não se aplicam no caso de regular comunicação da ocorrência de um dos eventos previstos no § 2o.
§ 4o Somente produzirá efeito a comunicação realizada dentro do prazo referido no § 2o e instruída com os documentos que comprovem o registro da ocorrência junto à autoridade competente para apurar o fato.
§ 5o No caso de encerramento das atividades da pessoa jurídica, a guarda dos documentos referidos no caput será atribuída à pessoa responsável pela guarda dos demais documentos fiscais, nos termos da legislação específica.
§ 6o A aplicação do disposto neste artigo não prejudica a aplicação das multas previstas no art. 107 do Decreto-Lei no 37, de 18 de novembro de 1966, com a redação dada pelo art. 77 desta Lei, nem a aplicação de outras penalidades cabíveis.
O art. 70 acima, nos orienta a guardar os documentos e norteia algumas situações específicas e já nos posiciona quanto às multas aplicáveis.
Porém ainda pairam dúvidas sobre quais documentos manter a guarda, principalmente quando estamos adentrando em um “mundo sem papel”, onde, em tese, os sistemas deveriam eliminar a guarda e apresentação de documentos que ora já são acessíveis de forma eletrônica. Para que isto fosse possível alguns regramentos deveriam ser modificados e/ou revogados.
Mesmo com toda tecnologia existente, se existe norma temos que cumprir. Como o tema é guarda de documento na Importação a Instrução Normativa da Receita Federal n.º 680/2006 nos informa quais são os documentos de instrução da Declaração de Importação:
DOCUMENTOS DE INSTRUÇÃO DA DI
Art. 18. A DI será instruída com os seguintes documentos:
I – via original do conhecimento de carga ou documento equivalente;
II – via original da fatura comercial, assinada pelo exportador;
III – romaneio de carga (packing list), quando aplicável; e
IV – outros, exigidos exclusivamente em decorrência de Acordos Internacionais ou de legislação específica.
§ 1º Os documentos de instrução da DI devem ser entregues à SRF quando sua apresentação for solicitada, devendo ser mantidos em poder do importador pelo prazo previsto na legislação. (Revogado(a) pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 957, de 15 de julho de 2009)
§ 2º Não será exigida a apresentação:
I – de conhecimento de carga:
a) nos despachos para consumo de mercadoria desnacionalizada ou estrangeira, nas situações a que se referem os §§ 1º, inciso II, e 2º do art. 1º;
b) na hipótese de a mercadoria ingressar no País: 1. por seus próprios meios; 2. transportada em mãos; 3. em condição ou finalidade para a qual a legislação não obrigue sua emissão; e 4. em outras hipóteses estabelecidas em ato da Coana; e
c) nos despachos de mercadoria transportada ao país no modal aquaviário, acobertada por Conhecimento Eletrônico (CE), informado à autoridade aduaneira na forma prevista na Instrução Normativa RFB nº 800, de 27 de dezembro de 2007; e (Incluído(a) pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1356, de 03 de maio de 2013)
II – de fatura comercial, na hipótese de a mercadoria ingressar no País:
a) em condição ou finalidade para a qual a legislação não obrigue sua emissão; e
a) em importação que não corresponda a uma venda internacional da mercadoria, tal como o retorno de exportação temporária ou a admissão temporária de bens; (Redação dada pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1356, de 03 de maio de 2013)
b) em outras hipóteses estabelecidas em ato da Coana.
b) no despacho de importação que corresponda a uma parcela da mercadoria adquirida em uma transação comercial, cuja fatura já tenha sido apresentada em despacho anterior; (Redação dada pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1356, de 03 de maio de 2013)
c) em condição ou finalidade para a qual a legislação não obrigue sua emissão; e (Incluído(a) pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1356, de 03 de maio de 2013)
d) em outras hipóteses estabelecidas em ato da Coana. (Incluído(a) pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1356, de 03 de maio de 2013)
§ 3º Os documentos de instrução da DI poderão ser apresentados em meio eletrônico ou digital, na forma estabelecida em ato da Coana, observado o disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. (Revogado(a) pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 957, de 15 de julho de 2009)
§ 4º A transferência de titularidade de mercadoria de procedência estrangeira por endosso no conhecimento de carga somente será admitida mediante a comprovação documental da respectiva transação comercial.
§ 5º A obrigação prevista no § 4º será dispensada no caso de endosso bancário ou em outras hipóteses estabelecidas em ato da Coana.
O art. 18-A da IN n.º 680/2006, reforça que os documentos de instrução do despacho deverão ser mantidos em poder do importador pelo prazo previsto na legislação:
Art. 18-A. Os originais dos documentos referidos no art. 18 deverão ser mantidos em poder do importador pelo prazo previsto na legislação. (Incluído(a) pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1532, de 19 de dezembro de 2014)
Conforme podemos verificar a no art; 18-A acima, mais uma vez o legislador informa que a guarda deverá ser realizada nos prazos previsto na legislação, porém sem evidenciar qual a legislação a seguir.
Fazendo uso do disposto no art. 70 da Lei n.º 10.833/2003, onde informa que a prescrição ocorrerá nos termos da legislação tributária, verificamos que o art. 195 do CTN nos remete certa subjetividade a questão prescricional:
Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
Fica evidente que não podemos afirmar o prazo prescricional para guarda de documentos baseados somente no fato de se tratar de Despacho Aduaneiro de Importação, pois o prazo prescricional está ligado diretamente à natureza dos tributos e suas prescrições.
Ou seja, não se pode afirmar o prazo prescricional de guarda dos documentos instrutivos do despacho sem antes analisar todos os tributos e benefícios vinculados a importação.
A regra geral de prescrição e decadência estão nos artigos art. 173 e 174 do CNT:
Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:
I – do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;
II – da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.
Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.
Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva.
Parágrafo único. A prescrição se interrompe:
I – pela citação pessoal feita ao devedor;
I – pelo despacho do juiz que ordenar a citação em execução fiscal; (Redação dada pela Lcp nº 118, de 2005)
III – por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor;
IV – por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor.
Concluímos que os dos documentos instrutivos do despacho, nos termos do art. 18 da IN 680/2006, deverão ser mantidos em boa guarda pelo importador pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos e que antes de qualquer ato deverá ser verificado se há questões correlatas às Importações que poderão ser objetos de prazos superiores ao da regra geral de 5 (cinco) anos.
